La gestión de los documentos dentro de las empresas anteriormente  requería, además de otras cosas, que las mismas contaran con suficiente espacio físico en el cual poder guardar una enorme cantidad de documentos.

Actualmente y debido al desarrollo de la digitalización, las organizaciones tienen la posibilidad de hacer a un lado el formato papel para almacenar y organizar completamente toda su información mediante los software de gestión documental, los cuales les permiten acceder a dichos documentos con gran facilidad.

Y es que con el paso del tiempo los sistemas de gestión documental han logrado posicionarse como una herramienta de gran importancia dentro de las empresas, especialmente al considerar que la cantidad de documentos generados dentro de las compañías se mantiene creciendo de manera exponencial, causando que los viejos sistemas de almacenamiento no sean capaces de cubrir las necesidades actuales.

Afortunadamente, el software de gestión documental destaca por garantizar la oportunidad de tener la información perfectamente organizada, de manera que su uso sea más eficiente y, así, optimizar la productividad empresarial.

¿En qué consisten el software de gestión documental?

Cuando se habla de software de gestión documental, se hace referencia a un sistema de almacenamiento, organización y recuperación de documentos generados en una empresa.

Ahora bien, al hablar de documentos, se incluyen fichas técnicas, facturas de compra, documentos de ingresos, remisiones de entrega, documentos de gastos y/o contratos, entre otras cosas.

En cualquier caso, la ventaja principal que puede percibirse al realizar esta clase de software consiste en el hecho de que además de ordenar la documentación, las empresas pueden contar con información detallada debido a un proceso de digitalización previo de los documentos que se encontraban en formato papel.

Eso hará que cada uno de los trabajadores autorizados puedan acceder a dicha información, y usarla con el propósito de informarse o llevar a cabo las modificaciones necesarias (las cuales también quedaran registradas dentro del sistema), lo cual permitirá no solo ahorrar tiempo, sino también optimizar el rendimiento que tienen los flujos de trabajo en la organización.

¿Qué tipos de software de gestión documental existen?

Es apropiado señalar que el software de gestión documental puede dividirse en varios tipos, entre los cuales se incluyen los siguientes:

1.      Software de gestión documental Propietario

La mayor parte de las compañías suelen optar por implementar un software de gestión documental Propietario, y esto se debe a que aquellas empresas que poseen necesidades específicas relativas a funcionalidades, aplicaciones y seguridad, entre otras cosas, logran encontrar en dicho software una solución para cubrir sus necesidades.

Ventajas del software documental Propietario

Dentro de las ventajas que posee esta clase de software, destaca por ejemplo el hecho de que el fabricante, también llamado partner, tiene la oportunidad de contratar el servicio técnico del sistema con la finalidad de solventar cualquier posible problema que puedan llegar a presentar las empresas en el uso de su gestor documental.

Igualmente, la formación para el software de gestión documental Propietario resulta más accesible, algo importante considerando que las compañías requieren que tanto el departamento de sistemas como sus trabajadores sean capaces de conocer y comprender los programas que utilizan.

Desventajas del software documental Propietario

Por su parte, entre sus inconvenientes se incluye el precio que posee este tipo de software, ya que el mismo podría llegar a ser más elevado del que tienen las alternativas de Open Source.

Asimismo, hay que decir que el software Propietario suele permitir el desarrollo de una situación de dependencia por parte de la organización frente al fabricante, ya que las funcionalidades, actualizaciones y también las soluciones para errores suelen ser lanzadas cuando el fabricante considera que es preciso hacerlo.

2.      Open Source

El software Open Source, también conocido como software de código abierto, abarca todos esos softwares que tienen la posibilidad de ser tanto distribuidos como desarrollados de manera totalmente libre, lo cual supone una característica que si bien podría considerarse como una ventaja, también podría suponer un inconveniente.

Es por eso que resulta esencial trabajar junto a proveedores capaces de proporcionar garantías en lo relativo tanto al mantenimiento como a las actualizaciones, los cuales dispongan de una gran comunidad de desarrolladores y, en consecuencia, puedan favorecer el futuro de la plataforma.

Ventajas del software Open Source

También hay que decir que este tipo de software cuenta con ciertas ventajas, por ejemplo, la flexibilidad que proporciona en cuanto al acceso al código, ofrece a las empresas la posibilidad de poseer completamente el producto y modificarlo según sus necesidades.

Asimismo, hay que destacar las actualizaciones, ya que las comunidades de desarrolladores tras dichos programas de código abierto suelen encargarse de que el software se mantenga mejorando continuamente.

Desventajas del software Open Source

Por lo general, la ayuda técnica suele ser ofrecida por la comunidad; dado que si bien en ciertos casos una empresa podría llegar a presentar inconvenientes con su gestor documental, es posible que en algunas ocasiones no se disponga de un equipo técnico que se comprometa a solucionarlo.

Es precisamente en esas ocasiones donde las organizaciones tienen que apelar a la comunidad de desarrolladores tras la plataforma, a fin de conseguir la ayuda que necesitan.

Finalmente, aunque las empresas consiguen una licencia de uso del software de gestión documental, no tienen la posibilidad de ver y/o modificar el código, es decir, que su uso, copia y modificación del software se encuentra restringida por razones legales o técnicas.